Aviso de Privacidad

Vigente desde el 12 de octubre de 2026 (versión anterior: 16 de junio de 2026)

1. Identidad y domicilio del responsable

El responsable del tratamiento de tus datos personales es:

Victor Antonio Castellanos Bisteni, persona física con actividad empresarial, RFC CABV981021KG9, operando bajo la marca comercial WhatCRM (en adelante, "WhatCRM", "nosotros" o "el responsable"), con domicilio en los Estados Unidos Mexicanos.

Para asuntos relacionados con tus datos personales, el medio oficial de contacto es el correo electrónico info@whatsrm.com.

2. Datos personales que recabamos

Recabamos las siguientes categorías de datos, dependiendo de tu rol:

Del dueño del negocio (cliente directo de WhatCRM)

• Nombre completo
• Número de teléfono y de WhatsApp
• Correo electrónico (incluyendo tu cuenta de Google o Microsoft, si conectas calendarios)
• Domicilio comercial del negocio
• Datos del negocio (nombre, giro, servicios, precios, horarios)
• Datos de facturación y método de pago (procesados por Mercado Pago — nosotros no almacenamos números de tarjeta)
• Tokens de acceso a Mercado Pago, Google Calendar y Microsoft Outlook (almacenados de forma cifrada con AES-256-GCM)

De los pacientes/clientes del negocio (usuarios finales)

• Nombre completo (cuando lo proporcionen)
• Número de WhatsApp
• Historial de citas, servicios contratados y pagos realizados
• Mensajes intercambiados con el bot y con el dueño del negocio

No recabamos datos personales sensibles (origen racial, estado de salud, creencias religiosas, preferencia sexual, etc.). Si tu negocio es del sector salud (dental, psicología, veterinaria), te recordamos que el contenido específico de las consultas no se almacena en WhatCRM — solo se registra el hecho de que la cita ocurrió.

3. Finalidades del tratamiento

Finalidades primarias (necesarias para prestar el servicio)

• Permitir que los pacientes agenden, modifiquen y cancelen citas vía WhatsApp
• Enviar recordatorios automáticos antes de cada cita
• Procesar cobros y anticipos mediante Mercado Pago
• Sincronizar las citas con Google Calendar o Microsoft Outlook (si los conectas)
• Permitir al dueño del negocio gestionar su agenda mediante comandos por WhatsApp
• Cobrar la suscripción mensual de WhatCRM
• Atender solicitudes de soporte
• Cumplir con obligaciones legales y fiscales aplicables

Finalidades secundarias (opcionales)

• Enviar comunicaciones sobre nuevas funciones, mejoras o promociones de WhatCRM
• Análisis estadístico interno para mejorar el producto (siempre de forma agregada y anonimizada)

Si no deseas que tus datos se usen para finalidades secundarias, puedes manifestarlo escribiendo a info@whatsrm.com con el asunto "Negativa a finalidades secundarias". Esto no afectará tu acceso al servicio principal.

4. Datos de Google API (Google Calendar)

Cuando conectas tu cuenta de Google a WhatCRM para sincronizar tus citas con Google Calendar, accedemos a los siguientes datos de Google:

• Tu dirección de correo (alcance userinfo.email): solo para mostrarte qué cuenta tienes conectada.
• Tus calendarios y eventos (alcance https://www.googleapis.com/auth/calendar): para listar tus calendarios y permitirte elegir uno, y para crear, actualizar y eliminar eventos que reflejen las citas registradas en WhatCRM.

En particular, con respecto a los datos de Google:

• Solo usamos estos datos para proporcionar y mejorar las funciones visibles para el usuario que dependen de Google Calendar (sincronización de citas).
• No vendemos los datos de Google a terceros.
• No usamos los datos de Google para mostrar publicidad ni para entrenar modelos de inteligencia artificial generalizados.
• No transferimos datos de Google a terceros, salvo cuando sea necesario para proveer el servicio (por ejemplo, almacenarlos cifrados en Firebase para poder sincronizar en el futuro), o cuando la ley lo exija.
• No permitimos que humanos lean los datos de Google, salvo: (a) con tu consentimiento explícito; (b) para seguridad (investigar abuso o errores técnicos); (c) cuando la ley lo exija; o (d) para uso interno agregado y anonimizado.
• Puedes desconectar Google en cualquier momento escribiendo desconectar google al bot de WhatsApp. Al hacerlo, revocamos los tokens en Google y eliminamos todos los tokens almacenados de tu cuenta.

5. Datos de Microsoft (Outlook Calendar)

WhatCRM ofrece integración opcional con Microsoft Outlook Calendar a través de Microsoft identity platform (Azure AD / Entra ID). Cuando conectas tu cuenta de Microsoft, accedemos a:

• Tu perfil básico (nombre y correo electrónico): solo para identificar la cuenta conectada.
• Tus calendarios y eventos de Outlook (permiso Calendars.ReadWrite): para crear, actualizar y eliminar eventos que reflejen las citas de WhatCRM — con el mismo propósito y limitaciones que la integración de Google Calendar.

Las mismas restricciones de Uso Limitado descritas en la sección 4 aplican a los datos de Microsoft:

• Solo usamos los datos de Microsoft para la función de sincronización de agenda.
• No vendemos ni compartimos datos de Microsoft con terceros.
• No usamos datos de Microsoft para publicidad ni para entrenar IA.
• Puedes desconectar Microsoft en cualquier momento escribiendo desconectar outlook al bot; revocamos los tokens de inmediato.

El uso de la plataforma de identidad de Microsoft se rige también por la Declaración de Privacidad de Microsoft.

6. Transferencias de datos

Para operar el servicio, transferimos datos a los siguientes terceros, exclusivamente para las finalidades indicadas:

• Meta Platforms, Inc. (WhatsApp Business Platform) — para enviar y recibir mensajes por WhatsApp.
• Google LLC (Firebase, Cloud Firestore, Cloud Functions, Google Calendar API) — alojamiento de la aplicación y, si lo conectas, sincronización con tu Google Calendar.
• Microsoft Corporation (Microsoft identity platform, Outlook Calendar API) — si conectas la integración de Outlook Calendar.
• Mercado Pago (DH Mercadopago, S. de R.L. de C.V.) — procesamiento de pagos.
• Autoridades competentes, cuando la ley lo requiera.

No realizamos transferencias para finalidades distintas a las anteriores ni vendemos datos a terceros. No requerimos tu consentimiento para estas transferencias por tratarse de supuestos permitidos por la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP, publicada en el DOF el 20 de marzo de 2025), por ser necesarias para el cumplimiento del servicio contratado.

7. Derechos ARCO y revocación de consentimiento

Tienes derecho a:

• Acceder a los datos personales que tenemos sobre ti.
• Rectificarlos si son inexactos o están desactualizados.
• Cancelarlos cuando consideres que no son necesarios.
• Oponerte a su uso para fines específicos.
• Revocar en cualquier momento el consentimiento otorgado.

Para ejercer estos derechos, envía un correo a info@whatsrm.com con:

1. Tu nombre completo y un medio para contactarte
2. Una copia de identificación oficial vigente (INE, pasaporte)
3. Descripción clara del derecho que deseas ejercer y los datos sobre los que aplica

Responderemos en un plazo máximo de 20 días hábiles contados a partir de la recepción de tu solicitud. Si la solicitud es procedente, la haremos efectiva dentro de los 15 días hábiles siguientes a la comunicación de la respuesta.

8. Medidas de seguridad

Implementamos medidas de seguridad administrativas, técnicas y físicas para proteger tus datos contra daño, pérdida, alteración, destrucción, uso, acceso o tratamiento no autorizado, incluyendo:

• Cifrado AES-256-GCM para tokens de pago y de calendario almacenados
• Comunicaciones cifradas vía HTTPS/TLS
• Control de acceso basado en roles a la infraestructura de Firebase
• Eliminación automática (TTL) de datos temporales como mensajes deduplicados
• Registro y monitoreo de errores

Ningún sistema es 100% inviolable. Si llegara a ocurrir un incidente de seguridad que afecte tus datos, te notificaremos en términos de la normativa aplicable.

9. Conservación de datos

Conservamos tus datos personales mientras tu cuenta esté activa, y por hasta 5 años después de la baja para cumplir con obligaciones fiscales, legales y para defendernos ante posibles reclamaciones. Después de ese plazo, los datos se eliminan o se anonimizan de forma irreversible.

10. Uso de cookies y tecnologías similares

Nuestro sitio web (whatsrm.com) usa cookies técnicas estrictamente necesarias para su funcionamiento (no rastrean tu actividad fuera del sitio). El servicio principal de WhatCRM opera por WhatsApp y no requiere cookies.

11. Menores de edad

WhatCRM no está dirigido a menores de 18 años. No recabamos datos de menores de forma consciente. Si un negocio cliente atiende a menores como pacientes, es responsabilidad de ese negocio obtener el consentimiento de los padres o tutores conforme a la ley aplicable.

12. Cambios al Aviso de Privacidad

Podemos actualizar este Aviso. Cualquier cambio se publicará en esta misma página con una nueva fecha de vigencia. Si los cambios son sustanciales, te notificaremos por WhatsApp y/o correo electrónico antes de que entren en vigor. La fecha de la última actualización aparece al inicio de este documento.

13. Autoridad reguladora

Si consideras que tu derecho a la protección de datos personales ha sido vulnerado, puedes acudir a la autoridad competente en materia de protección de datos personales en posesión de particulares, que conforme a la LFPDPPP vigente desde marzo de 2025 es la Secretaría Anticorrupción y Buen Gobierno (antes, estas funciones correspondían al INAI). Te recomendamos escribirnos primero a info@whatsrm.com para resolverlo directamente.

14. Eliminación de datos

Puedes solicitar la eliminación de todos tus datos personales de WhatCRM en cualquier momento.

Opción A — Por correo electrónico (todos los usuarios)

1. Envía un correo a info@whatsrm.com con el asunto: "Solicitud de eliminación de datos"
2. Incluye tu nombre completo y el número de WhatsApp con el que usas WhatCRM
3. Recibirás confirmación en un plazo máximo de 10 días hábiles

Una vez confirmada la solicitud, eliminaremos permanentemente:

• Tu perfil de negocio y configuración
• El historial de citas y mensajes asociados a tu cuenta
• Los tokens de acceso a Mercado Pago, Google Calendar y Microsoft Outlook
• Todos los datos de tus clientes (pacientes) que hayamos procesado en nombre de tu negocio

Nota: Los datos que la ley fiscal o contable mexicana obligue a conservar (por ejemplo, registros de transacciones) se conservarán por el plazo legalmente requerido y luego se eliminarán.

Opción B — Desconexión de Facebook/Meta

Si accediste a WhatCRM a través de Facebook o Meta, puedes revocar los permisos y solicitar la eliminación de datos directamente desde tu configuración de Facebook:

1. Entra a Facebook → Configuración → Aplicaciones y sitios web
2. Encuentra WhatCRM y haz clic en Eliminar
3. Esto revocará los permisos de la app y notificará a WhatCRM para que elimine los datos asociados a tu cuenta de Facebook

Opción C — Desconexión directa de Google o Microsoft

Si conectaste Google Calendar o Microsoft Outlook, puedes revocar el acceso directamente:

• Google: Ve a myaccount.google.com/permissions → encuentra WhatCRM → Eliminar acceso. O escribe desconectar google al bot de WhatsApp.
• Microsoft: Ve a myapps.microsoft.com → encuentra WhatCRM → Eliminar permisos. O escribe desconectar outlook al bot de WhatsApp.

En ambos casos, revocamos y eliminamos todos los tokens almacenados de inmediato. Para la eliminación completa de tus datos de citas e historial, usa la Opción A.

Si tienes dudas sobre el estado de tu solicitud, escríbenos a info@whatsrm.com.

15. Contacto

Cualquier duda sobre este Aviso o sobre el tratamiento de tus datos:

📧 info@whatsrm.com
📱 WhatsApp: +52 322 199 2614
🌐 whatsrm.com